De grootste misvatting over Peppol
“Ik factureer alleen aan particulieren, dus Peppol is niet voor mij.”
“Al mijn klanten zitten in het buitenland, dit gaat mij niet aan.”
“Ik ben maar een eenmanszaak, dit is toch voor grote bedrijven?”
Die gedachtegang klopt niet. En het kan je duur komen te staan. Want ook al hoef je zelf geen facturen via Peppol te verzenden, je moet wel degelijk e-facturen kunnen ontvangen. En dat vergeten veel ondernemers. (met de nodige risico’s, want wie vanaf januari 2026 de Peppol-verplichting niet nakomt riskeert boetes tot wel €5.000!)
Waarom moet ik e-facturen kunnen ontvangen als ik niet aan andere bedrijven factureer?
Simpel: omdat jouw leveranciers op hun beurt verplicht zijn om via Peppol te factureren.
Denk maar even na: ook al factureer jij alleen aan particulieren of buitenlandse klanten, jij hebt toch ook zakelijke uitgaven? Denk aan:
- Je telecom- en internetprovider (Proximus, Telenet, Orange, …)
- Je energieleverancier (Luminus, Engie, …)
- Je autoleasing of -verzekering
- Freelancers waarmee je samenwerkt (grafisch ontwerpers, webdevelopers, consultants, …)
- Je accountant of boekhouder
- Software-abonnementen van Belgische aanbieders
- Verhuur van kantoorruimte of werkplaats
Al deze leveranciers zijn vanaf 1 januari 2026 verplicht om hun B2B-facturen via Peppol te versturen. En dat betekent dat jij ze moet kunnen ontvangen.
Wat als ik geen e-facturen kan ontvangen?
Dan creëer je een probleem voor jezelf én voor je leveranciers.
Voor jouw leveranciers
Om een e-factuur via Peppol te versturen, moet de ontvanger geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk. Als jij dat niet bent, krijgt je leverancier een foutmelding wanneer hij of zij jou een factuur probeert te sturen.
Het resultaat? Een gefrustreerde leverancier die je belt of mailt met de vraag wanneer je eindelijk eens je Peppol-registratie in orde maakt. Want zonder dat kan hij of zij geen rechtsgeldige B2B-factuur naar je versturen.
Voor jou
En dan zijn er nog de boetes. Want ja, ook al verzend je zelf geen facturen via Peppol, je bent wel verplicht om ze te kunnen ontvangen. Doe je dat niet, dan riskeer je volgens het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025:
- €1.500 voor een eerste overtreding
- €3.000 voor een tweede overtreding
- €5.000 voor elke volgende overtreding
De fiscus kondigt geen waarschuwingen aan. Preventief in orde zijn is dus de boodschap.
“Maar ik krijg toch gewoon een PDF in mijn mail?”
Dat mag je leverancier inderdaad nog doen: een PDF per mail sturen of zelfs een papieren factuur per post. Maar dat is dan bijkomend bovenop de e-factuur via Peppol. Want in de ogen van de overheid is vanaf 1 januari 2026 alleen de e-factuur via Peppol de rechtsgeldige factuur voor B2B-transacties in België. Die PDF of papieren versie is dan louter een “vriendelijk gebaar” van je leverancier.
Het goede nieuws: e-facturen ontvangen is makkelijker dan je denkt
Vergeet die ingewikkelde xml-structuren en technische standaarden. Met de juiste software is het ontvangen van e-facturen via Peppol kinderspel.
Alles komt automatisch binnen op één plek
Geen facturen meer die verdwijnen in de post, in je spam belanden, of blijven liggen omdat je contactpersoon op verlof is. Alle e-facturen komen automatisch binnen in je digitale brievenbus.
Automatisch doorsturen naar je accountant
Stel in dat alle inkomende facturen automatisch doorgestuurd worden naar je accountant. Dat zorgt voor:
- Vlottere verwerking van facturen
- Betere communicatie met je accountant
- Beter financieel advies (je accountant ziet real-time wat er binnenkomt)
Werkt je accountant met een pakket zoals Clearfacts? Dan kan je er zelfs voor kiezen om rechtstreeks via die weg al je e-facturen te ontvangen.
Fiscaal voordeel
De overheid stimuleert de overstap naar e-facturatie met een verhoogde kostenaftrek van 120% voor kosten die je maakt rond Peppol en e-facturatie. Dit geldt tot 31 december 2027.
Ik ben vrijgesteld van BTW. Dan gelden deze regels toch niet voor mij?
Dat lijkt logisch, maar klopt helaas niet helemaal. En hier wordt het even verwarrend, maar belangrijk om goed te begrijpen.
Vrijstelling van btw betekent niet dat je geen btw-plichtige bent
Heb je een jaaromzet onder de 25.000 euro en ben je vrijgesteld van btw? Dan hoef je inderdaad geen btw-aangiftes in te dienen en geen btw aan je klanten aan te rekenen. Maar je blijft wél een btw-plichtige onderneming. je bent alleen vrijgesteld van de btw-plicht.
Het verschil is subtiel maar cruciaal: je hebt nog steeds een btw-hoedanigheid en een actief btw-nummer. En dat betekent dat de Peppol-verplichting ook voor jou geldt.
Concreet betekent dit:
- Je moet wél aangesloten zijn op het Peppol-netwerk
- Je moet wél e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen
- Je moet wél e-facturen versturen indien je aan andere Belgische bedrijven factureert
Controleer je btw-status in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Staat er onder de rubriek ‘Hoedanigheden’ de vermelding “Onderworpen aan btw”? Dan ben je btw-plichtig en geldt de Peppol-verplichting.
De enige échte vrijstelling: artikel 44 van het Btw-Wetboek
Er is maar één categorie ondernemingen die noch e-facturen hoeft te verzenden, noch te ontvangen: ondernemingen die enkel handelingen verrichten die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek.
Dit is een zeer beperkte groep die onder meer omvat:
- Bepaalde zorgverleners: artsen, tandartsen, kinesitherapeuten (als gevolg van hun hoedanigheid)
- Sociale en culturele instellingen: ziekenhuizen, verpleeginstellingen, bejaardentehuizen, musea, bibliotheken
- Verzekeringen en financiële instellingen
- Verhuur van onroerend goed (onder bepaalde voorwaarden)
Voer je één van deze activiteiten uit én geen enkele andere btw-belaste activiteit? Dan ben je volledig vrijgesteld van de Peppol-verplichting.
Belangrijk: Ben je “gemengd btw-plichtig”, combineer je dus vrijgestelde activiteiten met btw-belaste activiteiten? Dan geldt de Peppol-verplichting wél gewoon voor je.
Voor de volledigheid: ook ondernemingen die alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen verrichten, en niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, vallen buiten de Peppol-verplichting. Maar dit betreft zeer specifieke situaties.
Wacht niet meer te lang
De deadline van 1 januari 2026 komt snel dichterbij. En wij merken dat er steeds meer bedrijven wakker worden en zich willen voorbereiden.
